Hochschulsekretärinnen verdienen mehr!

Kürzlich erfolgte eine Stellenausschreibung für eine/n Office-Manager/in in einem großen Institut, mit den uns bekannten Aufgaben – vielfältig und anspruchsvoll, wie wir es kennen – vergütet aber leider wieder nur mit EG 6 für u. v. a. Planung und Koordination von Sitzungen, Projektmeetings und Workshops mit nationalen und internationalen Partnern, Schriftverkehr teilweise in Englisch, Organisation von Bewirtungen, und: KÜCHENDIENST!

Wir finden: das geht zu weit! Und haben in der Personalabteilung nachgefragt, wieso eine solch unpassende, entqualifizierende Beschreibung unserer Tätigkeit veröffentlicht wurde. Dort hieß es nur lapidar, das Institut habe es so verlangt.

Soviel zum Thema Wertschätzung.

In der Senatssitzung vom 22.02.2017 wurden die Ergebnisse der Umfrage zur psychischen Belastungssituation am Arbeitsplatz erstmals der Öffentlichkeit präsentiert. Wichtigstes Fazit ist, dass dringend an einer Verbesserung der gelebten Kultur gemäß unserem Werte-Leitbild gearbeitet werden muss. Das kommt uns doch bekannt vor. Auch diese Umfrage ergab erneut einen Handlungsbedarf hinsichtlich mangelnder Wertschätzung der Arbeit sowie hinsichtlich der Arbeitssituation (Ausstattung etc.); die zeitlichen Anforderungen an die Arbeit und die ungelöste Vertretungssituation bei längerer Abwesenheit wurden auch hier als negative Belastung identifiziert.

Da kam uns die Idee, unsere Aktivitäten hinsichtlich Wertschätzung und Arbeitssituation mit in diesen Topf zu werfen (es sollen zukünftig – geleitet vom Arbeitskreis Netzwerk Gesundheit – Praxistische zu den einzelnen Problembereichen eingerichtet werden) und mit anderen betroffenen Verwaltungsmitarbeitern an einem Strang zu ziehen. Das möchten wir jetzt diskutieren.

Liebe Kolleginnen und Kollegen in den Hochschulsekretariaten der TU Braunschweig,
liebe Leser und Leserinnen,

was gibt es von der zweiten Jahreshälfte 2016 zu berichten?

In der Projektgruppe und den 3 Arbeitsgruppen wurden gemeinsam mit Vertretern der Dienststelle Ideen und Konzepte entwickelt und vorangetrieben, die die Verbesserung unserer Arbeitsbedingungen voranbringen sollen.

Die AG 1 (Eingruppierung) hat eine moderne Arbeitsplatzbeschreibung erstellt und an das zuständige Ministerium in Hannover geschickt, um besonders anspruchsvolle Aufgaben, die wir erbringen, dort als selbstständige Leistungen anerkennen zu lassen, damit wir entsprechend höher eingruppiert werden können. Eine erste Reaktion des Ministeriums erfolgte zum Jahresende und wird die weitere Arbeit in 2017 maßgeblich beeinflussen.

Die AG 2 (Wertschätzung) hat ein Schreiben verfasst, das von unserem Präsidenten, Prof. Hesselbach persönlich unterzeichnet an sämtliche Institutsleiter versandt wurde, um vor Ort die Sensibilität für die Notwendigkeit eines wertschätzenden Umgangs miteinander – also auch mit den Beschäftigten in den Sekretariaten – zu wecken oder zu erhöhen. Diese ließ ja nach unseren Erfahrungen leider hier und dort zu wünschen übrig.

Es gab darauf positive Reaktionen von Professoren und anderen Wissenschaftlern, die zwar den wertschätzenden Umgang miteinander grundsätzlich für selbstverständlich halten, aber die aktuelle Erinnerung durchaus gerechtfertigt sahen.

Aus der AG 3 (Arbeitssituation) heraus wurde ein zusätzliches Weiterbildungsangebot für das Arbeitsfeld Sekretariat geschaffen, s. a. https://www.tu-braunschweig.de/abt13/personalweiterbildung. Die eine oder andere Kollegin wurde darin bestärkt, das Gespräch mit Ihrem/Ihrer Vorgesetzten zu suchen und Veränderungen erfolgreich einzufordern bzw. sich an entsprechenden Stellen abzugrenzen.

Da das Präsidium in seinem Beschluss vom Sommer 2014 eine Evaluation unserer Arbeit nach zwei Jahren angekündigt hat – die jetzt vergangen sind – haben wir im Oktober gern die Einladung unseres Präsidenten zu einem Gespräch wahrgenommen, in dem wir ihm unsere Eindrücke aus den letzten zwei Jahren sowie unsere Wünsche und Vorstellungen für die nächsten zwei Jahre dargelegt haben.

Bitte geben Sie uns Rückmeldungen, Anregungen und Kommentare die uns aufzeigen, wo es Verbesserungen gegeben hat (Entlastung durch Stellenaufstockungen, Erleichterung der täglichen Arbeit durch eigene Kompetenzerweiterung, positive Verhaltenskorrekturen der Vorgesetzten und Kollegen o.ä.) und wo es weiterhin Probleme gibt, die wir dringend behandeln müssen. Diese werden wir gerne in die nächsten Arbeitssitzungen mitnehmen und dort diskutieren.

Eine weitere Gelegenheit diese Themen zunächst vertraulich unter uns zu besprechen wird es im nächsten Quartalstreffen der Hochschulsekretärinnen geben, der Termin dafür wird den Hochschulsekretärinnen der TU Braunschweig im Februar bekanntgegeben.

Die Arbeitsgruppe Eingruppierung wurde im August 2014 auf Grundlage des Präsidiumsbeschlusses ins Leben gerufen. Seitdem wurden 9 Treffen in Zusammenarbeit mit Vertretern der Personalabteilung, des Personalrates und der Initiative abgehalten. Dabei wurden die Tätigkeiten der Sekretärinnen an der TU Braunschweig intensiv diskutiert:

• Klärung des Spielraums anhand der Entgeltordnung und gültigen Rechtsprechung
• Umfrage und Erstellung eines Katalogs über alle anfallenden Arbeiten in den Sekretariaten
• Gegenüberstellung des Katalogs mit der alten Musterarbeitsplatzbeschreibung
• Erstellen von „Arbeitsvorgängen“ (Oberbegriffen) anhand der einzelnen Tätigkeiten
• Ergänzung von Soft-Skills (Anforderungen an Sekretärinnen)
• Recherche von Gerichtsurteilen zu vergleichbaren Sekretariatstätigkeiten
• Zusammentragen von Praxisbeispielen zur besseren Erklärung der Arbeitsvorgänge
• Begutachtung der Sekretariatsarbeitsplätze durch die PIW GmbH erwogen
• Bewertungsmodell der Uni Münster für TU BS geprüft (Punktesystem über Entscheidungskompetenz und selbstständige Umsetzung der Aufgaben)
• Überlegung zur Trennung von Haushaltsbewirtschaftung und Drittmittelverwaltung
• Gegenüberstellung von buchenden und lesenden Einrichtungen und Prüfung der Anforderungen
• Betrachtung des Bewertungsmaßstabes für den Zeitbedarf der Mittelbewirtschaftung (SAP Wertgrenzen, Buchungsbelege)
• Podiumsdiskussion mit Frau Prof. Dr. Blättel-Mink (Goethe Universität Frankfurt) und Eröffnung der Wanderausstellung „Mit Schirm, Charme & Methode“
• Präsentation der Problematik der Hochschulsekretärinnen in der Landeshochschulkonferenz (LHK)
• Workshop zu Eingruppierungsgrundlagen und Präsentation eines ersten Entwurfs der neuen Arbeitsplatzbeschreibung
• Möglichkeiten zur Rückendeckung an AG Arbeitssituation weitergegeben (Negativ-Liste & Ansprechpartner, die bestimmte Arbeiten abnehmen bzw. erleichtern)
• Diskussion über bisher einzige „Karrierechance“ für Sekretärinnen (81er Vereinbarung zu Verwaltungsfachangestelltenlehrgang I und II)
• Prüfen besonderer Funktionen als Sicherheitsbeauftragte und Energiekoordinatoren für die Eingruppierung
• Hervorheben der Berufsausbildung im Bereich Sekretariat (Unterstützung der Ausbilder/innen)
• Diskussion über selbstständige Leistungen abseits der Mittelbewirtschaftung im Bereich Assistenz und Veranstaltungsmanagement

Nicht zuletzt konnte Ende November/Anfang Dezember ein erster Bericht über das Präsidium an das MWK gegeben werden. In diesem Bericht wurden die Initiative und die Arbeitsgruppen nochmals vorgestellt und die Rückendeckung durch den Präsidiumsbeschluss und die Landeshochschulkonferenz hervorgehoben. Als konkrete Arbeitsergebnisse folgten

• die Präsentation der aktualisierten Muster-Arbeitsplatzbeschreibung
• eine Empfehlung der Anerkennung von „Veranstaltungsmanagement“ und „Ausbildung“ als Arbeitsvorgänge mit selbstständigen Leistungen
• eine Empfehlung der Anerkennung der Ausbildertätigkeit mit 10% der Arbeitszeit
• und darüberhinaus die Fürsprache der Berücksichtigung in der Eingruppierung für die Dauer der Ausbildertätigkeit (Zulage in Höhe der Differenz von E6 zu E8, sofern sich der Anteil an selbstständigen Leistungen durch den zusätzlichen Arbeitsvorgang insgesamt auf mind. 33,33% erhöht)
• sowie eine Empfehlung der neuen Eingruppierungs-/Bemessungskriterien für den Bereich Mittelbewirtschaftung (Ablösung der SAP-Wertgrenzen)

Letzteres soll in 2016 von der AG Eingruppierung fortgesetzt werden. Sobald eine neue Methode zur Bemessung des Zeitumfangs im Bereich Mittelbewirtschaftung erarbeitet wurde, wird diese dem MWK nachgereicht.

Dieser Meilenstein ist ein unfassbar tolles Ergebnis nach langer kräftezehrender Arbeit und wir freuen uns sehr über diesen Erfolg!

Am 14.02.2015 fand eine weitere bundesweite Vernetzungstagung von Hochschulsekretärinnen und ihren Initiativen in Hannover statt. Der ver.di-Landesfachbereich Bildung, Wissenschaft und Forschung aus Niedersachsen und Bremen hat diese Tagung ausgerichtet. Die Beteiligung von über 30 KollegInnen aus 7 Bundesländern, 7 Landesbezirken und 18 Hochschulen zeigt das breite Interesse an den Themen der Arbeitsbedingungen der Hochschulsekretärinnen. Erste Ergebnisse gibt es hier:
150214 Venetzungstagung Hochschulsekretärinnen Fotoprotokoll
150214 Vernetzungstagung Hochschulsekretärinnen organizing150214 Vernetzungstagung Hochschulsekretärinnen Markt der Möglichkeiten Pause Weitere Verschriftlichungen der Ergebnisse folgen noch. An eine Fortsetzung der Tagungen ist auch gedacht. Wenn ein Termin und weiteres steht, werden wir es hier veröffentlichen.

Unser nächstes reguläres Initiativentreffen (außerhalb der Arbeitszeit) findet statt
am Mittwoch, den 14. Januar, um 16:30 Uhr im Informatikzentrum, Mühlenpfordtstr. 23, 1. OG, Raum 119

Unser nächstes bundesweites ver.di-Vernetzungstreffen der HochschulsekretärInnen und ihrer Initiativen findet statt:

Samstag, 14. Februar 2015
Goseriede 10, 30159 Hannover
ver.di-Höfe – Rotation

Nachdem wir zuletzt im September 2013 über 50 Kolleginnen und Kollegen aus über 20 Hochschulen aus dem ganzen Bundesgebiet in Hannover begrüßen konnten, möchten wir nun unmittelbar vor der Tarifrunde der Länder 2015 erneut den Stand der Aktivitäten verschiedener HochschulsekretärInneninitiativen und best-practice-Modelle sowie gewerkschafts- und tarifpolitische Debatten der HochschulsekreterärInnen befördern.

2013 haben wir verschiedene Beispiele von HochschulsekretärInneninitiativen aus unterschiedlichen Hochschulen und Bundesländern vorgestellt. Anhand von Darstellungen und Anregungen haben wir nun einen Handlungsleitfaden entwickelt. Eine erste Fassung, die von euren Erfahrungen und Arbeitsansätzen ergänzt werden kann, ist auch hier zu finden.
Wir wollen den Handlungsleitfaden vorstellen und ihn auch durch die Vernetzungstreffen weiter qualifizieren. Gute Modelle gewerkschaftspolitischer Organisierung und Durchsetzung von Interessen der Hochschulsekretärinnen sollen präsentiert werden: Wir müssen die Möglichkeiten an der Hochschule direkt Verbesserungen zu erreichen herausarbeiten und durch gewerkschaftliche Organisierung der KollegInnen unsere Organisationsmacht in Tarifauseinandersetzungen verbessern.

Am 16.02.2015 ist der Auftakt zur Tarifrunde der Länder 2015. Weitere Verhandlungsrunden sind für Ende Februar und Mitte März 2015 festgelegt. Um mittelfristig auch tarifliche Verbesserungen für Hochschulsekretärinnen zu erreichen (neben den tabellenwirksamen Entgelterhöhungen geht es auch um die Frage der Eingruppierungsregelungen der Entgeltordnung) müssen sich Hochschulsekretärinnen breit in tariflichen Auseinandersetzungen engagieren. Gewerkschaftliche Gestaltungsmacht und Erfolge gibt es nur, wenn wir Organisationsmacht besitzen. Organisationsmacht resultiert für uns aus gewerkschaftlich organisierten und handlungsfähigen (d.h. auch konfliktfähigen) Belegschaften.

Wege zur Stärkung von Hochschulsekretärinnen für die Auseinandersetzungen an der Hochschule und in Tarifrunden wollen wir am Beispiel von euren Aktivitäten der Hochschulsekretärinneninitiativen und der ver.di-Tarifbewegung in der Ländertarifrunde 2015 bei dieser Vernetzungstagung diskutieren.

Ablaufplan

10.00 Uhr Begrüßung, Vorstellung der Teilnehmenden, organisatorische Hinweise

10.30 Uhr inhaltliche Impulse und Diskussion:
1. Anknüpfen am letzten Vernetzungstreffen: Vorstellung des Handlungsleitfadens für Hochschulsekretärinneninitiativen
2. Organisationsmacht und Tarifrunden (Georg Wissmeier, ver.di-Bereich MitgliederEntwicklung)
3. Tarif- und Besoldungsrunde der Länder 2015: Forderungen, Mobilisierung, Aktivitäten (der Hochschulsekretärinnen) (Oliver Bandosz, Tarifkoordinator ver.di-Landesbezirk Niedersachsen/Bremen)

12.30 Uhr Mittagspause mit Zeit zum Austausch | Markt der Möglichkeiten

13.30 Uhr Workshops | Interessengruppen:
 Ideen für die betriebliche Aktivierung: Weiterarbeit am Handlungsleitfaden
 Kommunikationsformen: Tue Gutes und rede darüber – Flugblätter, weblogs, social media
 Organizing: Einblicke in eine Mobilisierungskampagne (Georg Wissmeier)
 Ideen für die Tarifbewegung Länder 2015

16.30 Uhr gemeinsamer Abschluss und Ausblick einschließlich verbindlicher Verabredungen

17:00 Uhr Ende

Anmeldeschluss: 23.Januar 2015

Ausschreibung, Anmeldeformular und weitere organisatorische Hinweise

150214 Ausschreibung bundesweites Vernetzungstreffen Hochschulsekretärinnen

In den letzten Wochen haben wir einige Aktivitäten der ver.di-Initiative „Hochschulsekretärinnen verdienen mehr!“ durchgeführt, von denen wir mal wieder berichten wollen:

Am 03.11.2014 wurde die ver.di-Initiative „Hochschulsekretärinnen verdienen mehr!“ bei der Landeshochschullehrerkonferenz (LHK) durch die ver.di-Vertreterinnen Brigitte Schütt und Frank Ahrens vorgestellt.Hier die Präsentation dazu im download: 141103 Vorstellung ver.di-Initiative LHK Niedersachsen
Die LHK kommt in ihrer Diskussion u.a. zur Aussage, dass die Initiative der Hochschulsekretärinnen grundsätzlich zu begrüßen ist entsprechend wertgeschätzt wird. Führungskultur wird als wichtiges Thema für die Hochschulen anerkannt. Weiterhin wird ausgesagt, dass die Leitbilder der niedersächsischen Hochschulen motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als eine wichtige Grundlage für das erfolgreiche Erreichen der Ziele der Hochschulen beschreiben. Die Fortentwicklung von Führungskulturen und der wertschätzende Umgang sind insofern Bestandteile der strategischen Zielsetzung einer Hochschule. Das Engagement und die Initiative der Hochschulsekretärinnen stünden damit im Einklang und tragen zur Erreichbarkeit dieser Ziele bei.
Damit haben wir zwar nicht erreicht, dass die LHK mit uns gemeinsam beim Land Niedersachsen für grundsätzliche Verbesserungen in der Gestaltung von Vorgaben zur Eingruppierung kämpft. Wir lassen jedoch nicht locker in unserem Ziel der Verbesserung von Arbeitsbedingungen für Hochschulsekretärinnen. Und wenn wir hier an der TU Braunschweig erste Schritte durch eine runderneuerte Arbeitsplatzbeschreibung erreichen und damit beim Land Niedersachsen Diskussionen initiieren, dann haben wir schon wieder etwas erreicht.
 

Mit über 100 TeilnehmerInnen fand am 06.11.2014 erfolgreich die Veranstaltung „Multitalent Hochschulsekretärin – Ein Berufsbild im Wandel“ statt.

Die Ausstellung „Mit Schirm, Charme und Methode“ kann darüber hinaus noch bis zum 20.11.2014 im Informatikzentrum besucht werden.
Von der ver.di-Initiative stehen auch Stellwände dabei, auf denen die bisherigen Aktivitäten beispielhaft dargestellt werden.
Zum download die Stellwände der ver.di-Initiative hier: 2014-10-16_Ausstellungsdisplays_01a
Leider war die Veranstaltung nicht so gut besucht von Führungskräften, so dass wir den Vorgesetzten und Führungskräften auch die Möglichkeit eröffnet haben mit ihrer Unterschrift ihre Unterstützung der ver.di-Initiative zu zeigen. Wer noch Unterschriften sammeln möchte oder selber noch unterschreiben möchte: hier ist die Unterschriftenliste zum download: 141027 Unterschriftenliste Führungskräfte TU BS

Das nächste Quartalstreffen der Initiative findet statt am 03.12.2014, 11:00-13:00 Uhr, im Seminarraum des Instituts für Geodäsie und Photogrammetrie in der Pockelsstr. 3 im EG. Die Teilnahme ist für alle interessierten SekretärInnen innerhalb der Arbeitszeit zu ermöglichen. Neben diversen anderen Themen wird es auch einen kurzen Bericht zur AG Eingruppierung und zur anstehenden Tarifrunde der Länder (TV-L) geben.

Liebe Kolleginnen und Kollegen aus den Hochschulsekretariaten,

am 09.07.2014 wurde vom Präsidium der Beschluss über die „Zusammenarbeit mit der Initiative ‚Hochschulsekretärinnen verdienen mehr!‘“ verabschiedet.
Das Präsidium würdigt mit dem Beschluss das bisher gezeigte Engagement und befürwortet u.a. die Teilnahme aller Hochschulsekretärinnen an quartalsmäßigen Arbeitstreffen im Rahmen Ihrer Arbeitszeit.

Wir laden daher alle SekretärInnen der TU Braunschweig zum 1. Quartalstreffen ein!

Datum: 17.09.2014.
Uhrzeit: 11:00 – 13:00 Uhr
Ort: im Seminarraum des Instituts für Landschaftsarchitektur
(rechts neben dem Institutseingang)
Pockelsstraße 3 (am Okerufer) – Okerhochhaus, 4. OG

Wir wollen bei dieser Gelegenheit den Beschluss des Präsidiums vorstellen, über unsere Arbeit und die ersten Treffen in den Arbeitsgruppen berichten und Anregungen für nächste Schritte einholen.

An der Initiative können und sollen alle Hochschulsekretärinnen – unabhängig von einer Gewerkschaftszugehörigkeit – mitwirken.

Die Teilnahme an den Quartalstreffen der Initiative ‚Hochschulsekretärinnen verdienen mehr!‘ ist allen Hochschulsekretär/innen während der Arbeitszeit zu ermöglichen, sofern nicht dringende dienstliche Belange entgegenstehen!

Wir freuen uns auf Sie!

Mit freundlichen Grüßen
Ihre Initiative „Hochschulsekretärinnen verdienen mehr!“

sekretaerinnen-initiative@listserv.tu-bs.de

Und hier ist die Einladung im download (pdf):

140917 Einladung 1. Quartalstreffen Initiative Hochschulsekretärinnen verdienen mehr

Die ver.di-Initiative der Hochschulsekretärinnen an der TU Braunschweig war erfolgreich: am 09.07.2014 hat das Präsidium einen Beschluss zur Zusammenarbeit mit der ver.di-Initiative „Hochschulsekretärinnen verdienen mehr!“ gefasst. Diesen Beschluss hat der Senat der TU Braunschweig am 16.07.2014 zustimmend zur Kenntnis genommen und damit einen weiteren Schritt in der Anerkennung und Wertschätzung der Tätigkeiten der Hochschulsekretärinnen getan.

Mit diesem Beschluss haben wir nun endlich eine solide Grundlage für die Zusammenarbeit mit der Hochschule zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen der Hochschulsekretärinnen erreichen können.

Die Projektgruppe hat sich am Mittwoch, den 30.07.2014 das erste Mal getroffen und weitere Arbeitsgruppen beschlossen:

AG Eingruppierung (erstes Treffen am 01.08.2014)

AG Wertschätzung

AG Arbeitssituation

Diese drei Arbeitsgruppen bearbeiten die wichtigen Themen der ver.di-Initiative und bereiten weitere Schritte an der TU vor.

Weiterhin konnte ver.di, vertreten durch den Sekretär Dr. Frank Ahrens, die Initiative im Vorstand der LandesHochschulKonferenz vorstellen. Auch hier gab es große Zustimmung zu den Anliegen der Sekretärinnen.

Die Initiative trifft sich das nächste Mal am:

10.09.2014, 16.30 Uhr

Das quartalsweise Treffen der ver.di-Sekretärinneninitiative der TU Braunschweig findet dann am 17.09.2014, von 11.00 – 1300 Uhr statt. Der Raum wird noch bekanntgegeben.

Die ver.di-Initiative stellt dann am 23.09.2014 auf dem jour fixe der zentralen und dezentralen Verwaltung der TU Braunschweig die aktuellen Themen und die weitere Arbeit der Projektgruppe vor.

Außerdem hier noch der Hinweis auf die Veranstaltungen rund um die Ausstellung „Mit Schirm, Charme und Methode“ an der TU Braunschweig am 6.11.2014, 11.00 -13.00 Uhr:

Klicke, um auf broschuere_022013.pdf zuzugreifen

Bitte meldet euch zahlreich zu den Veranstaltungen an!